Prompty do ChatGPT do pracy biurowej: 12 promptów do skopiowania i 3 wersje, które psują wynik 

Różnica między przeciętnym promptem a dobrym rzadko leży w „magicznych słowach". Liczy się cztery rzeczy: kto jest odbiorcą, o co dokładnie chodzi, w jakiej formie ma wyjść wynik i czego model nie ma zgadywać. Prompt to zlecenie dla nowego pracownika, który właśnie wszedł do firmy i nie zna jeszcze żadnej Twojej historii. Poniżej 12 promptów do skopiowania, w formie, w jakiej sprawdziły się przy realnych zadaniach biurowych - oraz trzy wersje, po których wynik trzeba przepisywać od zera.

Czym tak naprawdę jest prompt

Model językowy nie ma dostępu do Twojej skrzynki, tabeli ani pamięci z zeszłego tygodnia. Dostaje dokładnie to, co wkleisz. Dlatego dobry prompt to nie „magiczne hasło", a opis zadania złożony z czterech elementów:

• Kontekst - do kogo piszesz i w jakiej sytuacji. Klient, u którego współpracujesz trzeci rok, wymaga innego maila niż klient pierwszy raz w kontakcie.
• Zadanie - jedno, jasno nazwane. Nie „popraw mi ten mail", tylko „skróć o 40 procent i usuń powtórzenia".
• Format wyjścia - liczba punktów, długość w słowach, układ. Bez tego model sam zmyśli strukturę i będziesz ją przerabiał.
• Ograniczenia - czego nie ma robić. Nie używaj żargonu. Zakończ propozycją dwóch terminów.

Dokumentacja OpenAI opisuje tę samą rzecz od strony technicznej. Wiadomość dla modelu ma cztery sekcje: tożsamość (kim jest i w jakim stylu odpowiada), instrukcje (co ma robić, a czego nigdy nie robić), przykłady (konkretne wejścia z oczekiwanymi wyjściami) oraz kontekst. Ta ostatnia sekcja najlepiej trafia na koniec promptu. Przy rozmowie w czacie te cztery elementy po prostu wpisujesz po kolei.

Dokładnie w tym miejscu warto przeczytać, dlaczego prompt engineering przestał być odrębną umiejętnością - opisałem tam, gdzie ta granica przebiega.

12 promptów do skopiowania

Każdy z poniższych promptów ma wklejone miejsce na dane, które podstawiasz. Zaczynaj od tych, które odpowiadają Twoim powtarzalnym zadaniom. Tam, gdzie dziś kopiujesz, przeklejasz i poprawiasz, model językowy ma największy sens.

Poczta i korespondencja

1. Mail do klienta, któremu opóźnia się dostawa

Napisz maila do stałego klienta (współpracujemy od trzech lat), w tonie partnerskim. Wyjaśnij krótko opóźnienie: problem z transportem od podwykonawcy. Podkreśl, że traktujemy to priorytetowo. Zaproponuj rozwiązanie - rabat na kolejne zamówienie albo darmową dostawę. Maksymalnie 130 słów.

2. Skrócenie i zmiana tonu maila

Skróć tego maila o około 40 procent, usuwając powtórzenia i dygresje. Zostaw strukturę: cel wiadomości, najważniejsze informacje, propozycja kolejnych kroków. Ton uprzejmy, ale konkretny.

3. Wątek mailowy w dziesięciu punktach

Tu jest wątek mailowy z klientem dotyczący wdrożenia nowego systemu. Streszcz go w maksymalnie 10 punktach. Wypisz osobno: co już jest uzgodnione, jakie są wątpliwości klienta, jakie zadania leżą po naszej stronie. Na końcie zaproponuj szkic maila z podsumowaniem, w tonie spokojnym i konkretnym.

4. Triaz skrzynki na trzy kolejki

Tu są tytuły i krótkie opisy 30 maili, które mam dziś w skrzynce. Podziel je na 3 kategorie: pilne dziś, ważne w tym tygodniu, do delegowania lub spokojnego odczytania. Zaproponuj kolejność, w jakiej warto się nimi zająć, w formie listy z krótkim uzasadnieniem w jednym zdaniu.

Spotkania i notatki

5. Protokół z transkryptu

Na podstawie tego transkryptu spotkania przygotuj: krótkie streszczenie w 5-7 zdaniach, listę decyzji z przypisaniem do osób, listę zadań na najbliższy tydzień w formie punktów. Styl konkretny, bez ozdobników.

6. Porządkowanie notatek „w locie"

Tu są chaotyczne notatki ze spotkania z działem sprzedaży. Uporządkuj je w strukturę: cel spotkania, najważniejsze informacje, decyzje, zadania. Uzupełnij pełnymi zdaniami tam, gdzie z kontekstu możesz wywnioskować sens skrótów. Jeśli czegoś nie da się odtworzyć, zostaw to jako pytanie do wyjaśnienia.

7. Protokół w firmowym formacie - raz wyuczony, potem wielokrotnego użytku

To jest przykładowy protokół ze spotkania w formacie, którego używamy w firmie. Przeanalizuj strukturę i sposób zapisu. Na przyszłość, gdy podam Ci notatki i poproszę o protokół w formacie firmowym, stosuj właśnie ten układ i styl.

8. Dokument wymagań z rozmowy

Na podstawie tej transkrypcji stwórz dokument „Zakres wdrożenia modułu zamówień" z sekcjami: cel, zakres funkcjonalny, zakres poza projektem, zależności, ryzyka, planowane terminy. Używaj języka rzeczowego, bez kolokwializmów z rozmowy.

Dane i raporty

9. Porządkowanie tabeli i wyłapanie błędów

Na podstawie tych danych zaproponuj bardziej zrozumiałe nazwy kolumn i opisz w 1-2 zdaniach, co reprezentuje każda z nich. Następnie wskaż nietypowe wartości, które mogą być błędami: bardzo wysokie liczby, brakujące dane tam, gdzie zwykle jest wartość.

10. Komentarz do raportu dla zarządu

Na podstawie tych tabel przygotuj komentarz do raportu dla zarządu: 3-4 zdania o ogólnej sytuacji, czyli czy jest lepiej niż poprzednio, 5 punktów z głównymi wnioskami, 3 propozycje działań na kolejny miesiąc. Styl rzeczowy, bez żargonu analitycznego.

11. Struktura prezentacji

Przygotuj propozycję struktury prezentacji 15-minutowej dla zarządu o wdrożeniu nowego systemu CRM. Zrób listę slajdów z tytułami i 3-5 punktami pod każdym, bez wodotrysków. Załóż, że zarząd nie ma czasu na szczegóły techniczne.

Dokumenty i procedury

12. Regulamin w wersji dla ludzi

Tu jest oficjalna procedura zgłaszania incydentów bezpieczeństwa IT. Na jej podstawie napisz krótką instrukcję dla pracowników biurowych, maksymalnie półtorej strony, prostym językiem. Użyj nagłówków: kiedy muszę zgłosić incydent, co dokładnie mam zrobić krok po kroku, czego nie robić. Zostaw wszystkie ważne ostrzeżenia, usuń prawnicze wstawki.

Trzy wersje, które psują wynik

1. Zdanie zamiast zadania

„Napisz maila do klienta z informacją, że opóźnia się nasza dostawa" - tekst wyjdzie poprawny językowo, ale będzie zbyt ogólny i nieadekwatny do relacji z klientem. Nie uwzględni Twojego stylu komunikacji ani polityki firmy. Dokładnie ten sam efekt daje „zrób mi raport": model nie wie, dla kogo, o jakim okresie i po co. Każdy z 12 promptów powyżej ma wyliczone te parametry, bo bez nich różnica w jakości jest tak duża, że opłaca się je wklejać w całości.

2. Majakuliczne polecenie

Otwarte pytania bywają wartościowe, ale przepisane w kilku zdaniach bez hierarchii zaczynają działać odwrotnie. Model dostaje zbyt dużo nadrzędnych wytycznych, rozmywa priorytety i odpowiada powierzchownie. Zasada jest prosta: jedno pytanie, jedna odpowiedź. Jeśli potrzebujesz trzech rzeczy, wypisz je punktami i każdą nazwij osobno - tak jak w prompcie numer 5.

3. Trzy zadania w jednym poleceniu bez sprawdzenia

Kiedy model dostaje kilka zadań naraz i nie wie, co zrobić z pierwszym, często rezygnuje z reszty albo robi wszystko po łebkach. Dwa wyjścia z tego. Pierwsze: rozdziel zadanie na kroki i każdy z osobna. Drugie: doklej instrukcję, która działa w promptach agentowych - „rozłóż to na wymagane podzadania i potwierdź, że każde zostało wykonane, nie kończ po części". Trzeci, najprostszy: wygeneruj pierwszą wersję, oceń ją w osobnym krótkim poleceniu, potem popraw. Ocena pojedynczego wyniku w osobnej rozmowie działa lepiej niż instrukcja „bądź lepszy" doklejona na końcu.

Jak sprawdzić, czy wynik nadaje się do wysłania

Model nie gwarantuje poprawności. Odpowiedź może brzmieć pewnie i mylnie jednocześnie, a przy liczbach, nazwach i terminach potrafi dopisać szczegóły, których nie było w materiale wejściowym. Trzy nawyki, które najskuteczniej to ograniczają:

1. Kazać oznaczać to, czego nie wiadomo. Prompt numer 6 zawiera dokładnie taką instrukcję: „jeśli czegoś nie da się odtworzyć, zostaw to jako pytanie do wyjaśnienia". Model dostaje wtedy furtkę, żeby nie zmyślać.
2. Kazać oznaczać sprzeczności. Przy łączeniu danych z kilku źródeł poproś wprost: „zaznacz, gdzie dane są sprzeczne". Dostajesz wtedy listę wyjątków zamiast gładkiej, zmyślonej narracji.
3. Podawać własne dokumenty jako źródło. Im więcej konkretnego materiału wklejasz, tym mniej model dopowiada. To szczególnie ważne przy tabelach i umowach - tam zgadywanie kosztuje najwięcej.

Przy zadaniach analitycznych warto poprosić o wynik w stałym formacie, na przykład jako listę punktów albo tabelę. Dostajesz wtedy coś, co da się porównać z poprzednią wersją, zamiast prosezy, w której trudno wskazać zmianę. Jeśli wyjście ma trafić dalej - do arkusza, do systemu, do raportu - szablon jest praktycznie konieczny.

Czego nie wklejać do prompta

Zanim cokolwiek wkleisz do narzędzia AI, sprawdź, czy w firmie są zasady korzystania z takich rozwiązań. W praktyce obejmują to cztery rzeczy: kto płaci za dostęp i jaką licencję, czy wolno wklejać fragmenty umów i dane klientów, co dzieje się z danymi po wysłaniu i czy w ogóle służą do trenowania modelu, oraz czy wtyczki AI w pakiecie biurowym są w ogóle dozwolone przez IT.

Samo narzędzie publiczne traktuj jak zewnętrznego dostawcę. Dane osobowe klientów, hasła i numery umów nie wychodzą poza zatwierdzone przez IT rozwiązania. Zawodowe umowy i dane z Excelu najpierw zanonimizuj, tak jak zakłada prompt numer 9. Nagrywanie spotkania wymaga zgody uczestników i zgodności z zasadami firmy.

Tu jest miejsce, w którym warto zobaczyć, jak temat wygląda przy wdrożeniu, a nie przy pojedynczym prompcie: jak połączyć ChatGPT z n8n i zbudować własnego asystenta.

Od pojedynczego promptu do powtarzalnej procedury

Pojedynczy dobry prompt daje szkic. Powtarzalna procedura daje tyle samo czasu każdego dnia, a po miesiącu robi różnicę, której nie widać w pojedynczym zadaniu. Zamiast przepisywać to samo polecenie, wklej modelowi swój najlepszy wykonany dokument i poproś o opisanie reguł. Przy mailach B2B brzmi to: „przeanalizuj styl tych trzech przykładowych maili i opisz w punktach zasady - jaki ton, typowe zwroty na początek i koniec, długość akapitów". Taki opis staje się standardem, a kolejne zadanie to jedno zdanie: „napisz mail powitalny w naszym stylu, na podstawie tych danych".

Warto zacząć od dwóch, trzech zadań, które i tak wykonujesz co tydzień, i przez tydzień konsekwentnie oddawać ich pierwszą wersję modelowi. Jeśli po tym czasie widzisz, że zyskujesz pół godziny dziennie, to jest moment, żeby pomyśleć o głębszym wdrożeniu. Jeśli nie - masz odpowiedź, której wcześniej nie było, zanim zaczniesz cokolwiek automatyzować. Które z tych 12 promptów jest dla Ciebie do zrobienia w tym tygodniu? Napisz do mnie, opisz zadanie, a rozbijemy je na proces, który da się powtarzać.

Przy okazji: jeśli zastanawiasz się, gdzie w firmie zacząć, mam macierz 20 procesów z oceną czasu i ryzyka - zwykle pierwszy wybór pada tam samo, gdzie kopiujesz i wklejasz.